Sinds de komst van computers, en meer recent sinds de komst van het Internet, is informatie meer beschikbaar dan ooit tevoren. Een van de krachtigste hulpmiddelen waarover wij kunnen beschikken is de mogelijkheid om toegang te krijgen tot informatie op het Internet, en hoewel de meesten van ons het ermee eens zouden zijn dat de toegang tot informatie een goede zaak is, kunnen wij ook in een positie komen waarin wij tegen een aantal problemen aanlopen. Deze problemen kunnen worden opgeslagen en kunnen de efficiëntie van het werk dat u doet in de weg staan. In plaats van informatie op een efficiënte manier op te slaan, kan het zijn dat u informatie opslaat op irrelevante gegevens die niet de functie ondersteunen die u nodig hebt.

Dit is iets wat de meesten van ons onbewust doen. Neem bijvoorbeeld een dossier waarin u uw facturen voor de maand bijhoudt. Als u een spreadsheet hebt die u gebruikt om verschillende aspecten van uw bedrijf bij te houden, kunt u ervoor zorgen dat de rekeningen goed zijn georganiseerd door dubbele items te verwijderen en te noteren dat ze op tijd worden betaald. Maar in plaats van dit te doen, kunt u een gegevensprobleem krijgen.

Om onnodige gegevens te elimineren, kunt u een Excel-spreadsheet gebruiken. Dit zal u helpen om een kopie van uw spreadsheet te maken en aantekeningen in verschillende cellen toe te voegen. Nadat u de nodige wijzigingen hebt aangebracht, kunt u een definitieve kopie van uw spreadsheet maken.

Maar zelfs nadat u deze gegevensstructuur tot stand hebt gebracht, kunt u uw gegevens nog steeds slecht definiëren op een manier die ertoe kan leiden dat gegevens op onjuiste wijze ontstaan.

De reden hiervoor is dat wanneer u met zeer grote hoeveelheden gegevens werkt, het moeilijk kan zijn om te weten waar alle informatie zich bevindt. Wat u moet doen is nagaan welke van de gegevens het belangrijkst zijn en welke in een samenvattende cel moeten worden opgeslagen. Bijvoorbeeld, aangezien u verkoopgegevens hebt, moeten de samenvattingsgegevens gericht zijn op de toppen. Als u op zoek bent naar informatie over de winstgevendheid van uw bedrijf, zou u moeten zoeken naar cellen die hiermee verband houden.

Een andere reden om samenvattende gegevens te gebruiken is dat het de invoer vergemakkelijkt. Stel je voor dat je een spreadsheet vol getallen hebt. Het is moeilijk om de getallen te sorteren. Dit komt omdat u niet weet welk getal groter is dan welk getal. Wat u kunt doen is de getallen sorteren in afnemende volgorde van grotere waarde. Als u een donutgrafiek gebruikt om de getallen te sorteren, kunt u de groepering van de gegevens gemakkelijker maken.

Samenvattende gegevens worden gebruikt wanneer het gemakkelijker is ze te kopiëren en te plakken. Als u bijvoorbeeld een teksteditor hebt die de plakfunctie ondersteunt, kunt u de gegevens in Tellingen gewoon intypen en vervolgens kopiëren en plakken. U kunt dezelfde bewerking uitvoeren op een Excel-spreadsheet.

U kunt Excel ook gebruiken om gegevens af te trekken waar dat nodig is. Als u bijvoorbeeld een Data visualization hebt met betalingen van een klant, kunt u daarin een veld maken voor de naam van de klant. Vervolgens kunt u de gegevens filteren om alleen de naam van de klant weer te geven:

OUNT(Datetime) = COUNT(film_id)

In plaats van uit te zoeken hoe u de naam van de klant kunt tellen op basis van de film die hij heeft gekocht, kunt u een hulpmiddel gebruiken om dat voor u te doen. Overzichtsgegevens kunnen nuttig zijn voor de kleine ondernemer die lijsten moet maken van verkochte artikelen, en van klanten die meer dan een bepaald bedrag hebben uitgegeven. De betere tool is er een die al door Excel is opgeleid om toe te voegen, in plaats van een die moet worden geïmporteerd in een nieuwe spreadsheet.

Dit Excel-hulpmiddel helpt gebruikers bedrijfsgegevens te tellen, die vervolgens mooi en gemakkelijk kunnen worden vergeleken met bedrijfsgegevens om verschillen in prijzen vast te stellen, of de winstgevendheid te moeten verbeteren. Het volstaat de gegevens in te voeren in de overeenkomstige cel in de kolom “Klant”, en bijvoorbeeld Productie = 1992. fol Het rapport in Excel te scannen, zult u snel de verschillen in de prijzen zien.

Dit hulpmiddel kan nuttig zijn voor gebruikers die op zoek zijn naar een nieuw product, of die willen weten hoe lang zij een bepaald product al verkopen. Met Excel kunt u berekeningen invoeren voor andere doeleinden dan het registreren van de cijfers, en het kan worden aangepast aan de doelstellingen van de ondernemer. Bijvoorbeeld, in plaats van handmatig “estaties” in te voeren voor cellen zoals aantal klanten of bestellingen per dag, kunt u de tool gebruiken en de tool de cijfers automatisch voor u laten berekenen.

Wat zijn enkele goede dingen om toe te voegen aan uw Excel training set-up? Hier zijn wat ideeën:

ureportfolio (wat uw website doet – dit is belangrijk, bijvoorbeeld)?